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How to use Data Validation in Excel in Hindi

हैलो दोसतो,

#Data Validation Excel में use होने वाला एक ऐसा Function है जो आपको Excel में बनाने वाले डाटा को सही तरीके से बनाने में मदद करता है , उदाहरण के लिए यह आपके डाटा में कोई भी गलत Value को रोकने में मदद करता है यदि आप किसी डाटा में गलत Value डाल भी देते है तो यह उस Value को आपके डाटा में नहीं आने देगा और एक Message के जरिए आपको सुचित करता है कि आपने डाटा गलत डाला है ।

How to Use Data Validation in Excel in Hindi

आपको पहले उपर दी गई फोटो के अनुसार Data Tab पर कलिल करना है उसके बाद आपको (#Data Validation) वाले Option पर कलिल करना है कलिल करने के बाद आपके सामने एक Popup Window Open हो जायेगी ।

उपर दी गई फोटो में आप देखे कि यहां पर काफी सारे Option आ रहे है हम अलग-अलग सभी के बारे में जानेगे ।

(#Any Value)

यहां पर आपकी कोई #Data Validation नहीं होगी कयोकि यह हमें सिरफ कोई भी Value को Select करने को कह रहा है तो आपको इस पर सिरफ कलिल करना है और आपके सामने काफी सारे Option खुल जाते है

(#Whole Number)

Example No-1

Example No-2

उपर दी गई दोनो फोटो में पहिली फोटो में आप देक रहे है कि यहां पर दो Option है #Minimum और #Maximum और दुसरी फोटो में आप देख रहे है कि यहां पर काफी सारे Option है अब आप इस पर #Maximum और #Minimum Value को डालकर #Data Validation कर सकते है मैंने उदाहरण के लिए एक डाटा बनाया है जिसमें मैं आपको सारे Option की उदाहरण बताउगा उसके लिए नीचे दी गई फोटो को देखे ।

अब उपर दी गई फोटो में मैंने सारे Options को एक साथ Cover कर लिया है

=(Between) इसमें हमने Data Validation -10-15 के बीच में की है अब यदि हम अपने डाटा में 10 से 15 के बीच की Value डालते है तो कोई Error नहीं आयेगा मगर यदि हम 10 से 15 के नीचे की या उपर की Value डालते है तो वह नहीं Accept होगी कयोकि हमारी Data validation 10 से 15 के बीच में की गई है । उदाहरण के लिए नीचे फोटो को देखे हम सिरफ Between की उदाहरण लेंगे आगे आप अपने आप समझ जायेगे ।

उपर दी गई फोटो में आपने देखे कि हमने जैसे ही Between वाले Option में 16 डाला तो हमारे पास Error आ गया कयोकि हमारी Data Validation 10 से 15 के बीच है आशा है कि आप समझ गए होंगे ।

=(Not between) इसमें आप 2 Value के बीच की कोई भी Value Enter नहीं कर सकते है जैसे हमने 10 से 15 की Data validation की है Not between वाले Option में इ्समें हम यदि 11 या 14 number डालेगे तो वह Error Message Show करेगा और आपकी Value नहीं उठाएगा ।

=(Equal to) इसमें आप वहीं Value डाल सकते है जो आपने Data Validation में ली है जैसे हमने 10 की Value Data Validation में ली है यदि हम यहां पर 10 की जगह पर कोई और Value डालते है तो Error Message आयेगा ।

=(not equal to) यह सिरफ Equal to के उलट है इसमें आपने जो Value Data Validation के लिए डाली है उसे डालने से Error Message Show करेगा ।

=(greater than) इसमें आपने जो Value Data Validation के लिए डाली है आप उसके उपर की Value डाल सकते है नीचे की Value डालने पर Error Message Show होगा ।

=(greater than or equal to ) इसमें आपने जो Value Data Validation के लिए डाली है आप उसके उपर की Value के साथ साथ वहीं Same Value भी डाल सकते है जैसे की Equal to वाला Option नहीं उठाता है ।

=(less than or equal to ) यह same उपर वाले Option की तरह है इसमें सिरफ आपने जो Value Data Validation के लिए डाली है आप उसके नीचे की Value के साथ साथ वहीं Same Value भी डाल सकते है जैसे की Equal to वाला Option नहीं उठाता है ।

इसी तरह से आप List और Custom वाले Option को छो़ड कर बाकी सारे Option को Same Whole Number के जैसे Use कर सकते है ।

=(List) यह option Data Validation का सबसे Best Option है इसके जरिए आप Dropdown list बना सकते है । इसके लिए आपके पास एक डाटा होना चाहिए यह #Dropdown List Option बिलकुल Filter के जैसे ही काम करता है उदाहरण के लिए नीचे दी गई फोटो को देखे ।

उपर दी गई फोटो में देखे की मैंने List वाले Option को Select किया तो नीचे Source का Option Open हो गया अब इसमें आपको वह Column का डाटा Select करना है जिसपर आपको #Dropdown in Excel # लगाना है धयान रखे कि #Dropdown में आप सिरफ एक बार में एक ही Column को Select कर सकते है तो इस लिए आपको अलग अलग करके #Column को Select करना है । उदाहरण के लिए उपर दी गई फोटो को देख सकते है ।

उपर दी गई फोटो में देखे कि हमारा #Dropdown in Excel लग चुका है । अब आपको सिरफ Arrow के उपर कलिल करना है इससे आपको किसी भी डाटा Entry में मदद मिल जाती है । इसमें आपने सिरफ Alt+Down Arrow को Press करना होता है उससे आपको आसानी से डाटा Entry में मदद मिल सकती है ।

=(Custom) यह भी एक कमाल का Option है इसमें आप फोरमुला लगा कर अपनी शीट में होने वाली डाटा Entry को Control कर सकते है । जब हम #Data Validation में Custom Option का इसतेमाल करते है तो नीचे आपके सामने फोरमुला लगाने का Option आ जाता है धयान रखे कि आपको #Formula in Excel = is equal to से ही start करना है । उदाहरण के लिए नीचे फोटो को देखे ।

उपर दी गई 2 फोटो को धयान से देखे इसमें मैंने Custom Option का इसतेमाल किया है पहली फोटो में मैंने Data Validation में Sum फोरमुले का इसतेमाल किया है और दुसरी फोटो में #ISTEXT फोरमुले का इसतेमाल किया है अब यदि मैं Number वाले #Cell in Excel में कोई Text Enter करता हुं तो वह नहीं होगा और Error Message Show होगा कयोकि मैंने Data Validation में Sum #Formula का इसतेमाल किया है और Sum सिरफ Number का ही Sum करता है इसी तरह से Text वाले Cell में यदि मैं कोई Number डालता हुं तो वह नहीं उठायेगा ।

#Input Message – इसमें आप कोई भी Message Type कर सकते है यह बिलकुल #Comment Box in excel की तरह ही काम करता है । उदाहरण के लिए नीचे फोटो को देखे ।

#Error Alert- इसमें आप Error Alert को Change कर सकते है और अपने हिसाब से Message Error भी Type कर सकते है । उदाहरण के लिए नीचे फोटो को देखे ।

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